Gestion des déplacements professionnels : Comment choisir votre société de Taxi ou VTC ?

La gestion des voyages d’affaires, ou plus simplement des déplacements professionnels, constitue pour les entreprises une vraie préoccupation. Quel fournisseur de transport choisir ? La comparaison des différentes offres de transport n’est pas facile. Voici quelques clés pour vous aider dans le choix de votre prestataire :

Comparer les prix : mission impossible ?

Le premier critère de choix pour une entreprise sera probablement le prix. En pratique, la comparaison des prix est très difficile : une course de taxi ou de VTC n’est pas un objet standard : il existe une infinité de points de départs et de points d’arrivée, et les prix varient également en fonction de l’heure et des conditions de circulation.

Ainsi, les plateformes de VTC appliquent une tarification fluctuante en fonction du niveau de l’offre et de la demande. Le prix d’un trajet pourra varier du simple au double si la demande est forte. Les plateformes de taxi appliquent quant à elle des tarifs moins fluctuants (car encadrés) mais le prix de la course fixé par le compteur dépendra du trajet d’approche du chauffeur et du chemin parcouru, ce qui introduit une forte incertitude sur les prix.

Dans tous les cas, comparer les prix des courses de taxi/VTC sera difficile, parce que vos collaborateurs ne réaliseront pas un seul trajet mais une multitude de trajets à différents moments de la journée.

IcebergEt attention aux coûts cachés : le prix des courses constitue la partie visible de l’iceberg. Voici quelques prestations parfois facturées au prix fort :

Abonnement prioritaire : vous payez pour avoir un chauffeur plus rapidement (en pratique, ce n’est pas toujours efficace),

Facturation fin de mois : vous payez pour pouvoir régler toutes vos courses en fin de mois (ce qui peut vous coûter jusqu’à 10% de leur prix),

Pourboire automatique aux chauffeurs : le prix des courses est automatiquement majoré d’un pourboire obligatoire (c’est une manière d’augmenter la rémunération du chauffeur, notamment pour les taxis dont les tarifs sont encadrés),

Abonnement entreprise : vous payez un abonnement pour couvrir les « frais administratifs » et « frais de gestion »…

 

Comment faire pour choisir le bon prestataire ?

 

Avant de comparer les offres, définissez votre besoin

Toutes les entreprises n’ont pas les mêmes besoins de transport. Analysez le vôtre avant de choisir votre prestataire. Voici les critères que vous devez regarder :

Réservation immédiate ou réservation à l’avance ?

Toutes les plateformes ne proposent pas les mêmes services. Certaines ne feront que de la réservation à l’avance, d’autres seulement de la réservation immédiate, enfin d’autres encore proposeront les deux possibilités.

La réservation à l’avance d’un chauffeur permet de se rassurer, d’être sûr qu’un chauffeur sera là pour transporter votre collaborateur. C’est particulièrement utile pour les trajets aéroports ou pour les rendez vous planifiés à l’avance. La réservation immédiate offre quant à elle davantage de flexibilité, c’est pratique lorsqu’on ne connaît pas à l’avance l’heure de fin d’un rendez vous par exemple. En revanche, il peut arriver qu’aucun chauffeur ne soit disponible lorsque vous en aurez besoin.

Si les collaborateurs de votre entreprise se rendent fréquemment à l’aéroport ou à la gare, ou s’ils ont des rendez vous planifiés à l’avance, privilégiez un fournisseur vous permettant de planifier les déplacements. A l’inverse, si vous recherchez avant tout la flexibilité, privilégiez la possibilité de réserver dans l’immédiat.

Possibilité de réserver pour un tiers

Est ce que chacun de vos collaborateur disposera d’un compte pour réserver ou bien une personne va t elle s’occuper de la gestion des déplacements pour l’ensemble de l’entreprise ? Est ce que vous réservez pour des clients ? Il est important de savoir si la plateforme propose des réservations pour autrui.

La réservation pour un tiers constitue une fonctionnalité bien pratique dans la vie de l’entreprise. Elle permettra à une même personne de réserver pour tous vos collaborateurs mais également pour vos clients.

Gestion des notes de frais

Il est important pour une entreprise de pouvoir inscrire les notes de frais de ses collaborateurs dans la comptabilité. Selon la taille de l’entreprise, on veillera donc :

  • à disposer de la possibilité d’édition de factures voire de reportings mensuels,
  • si l’entreprise est de taille importante et dispose d’une solution de gestion de notes de frais (type Concur), on veillera à ce que le système de la plateforme de taxi/VTC s’interface avec le logiciel de l’entreprise

S’agissant de la gestion des notes de frais, il convient de conserver une approche simple : pour les petites entreprises, l’édition centralisée de factures avec un reporting mensuel suffit, inutile de faire plus compliqué. En revanche, les grandes entreprises gagneront à ce que les notes de frais soient automatiquement saisies dans leur solution de gestion.

Couverture géographique

Où vos collaborateurs se déplacent-ils ? Afin de gérer au mieux les notes de frais, il est préférable que le fournisseur vers lequel votre choix s’orientera propose ses services sur l’ensemble (ou la grande majorité) du territoire dans lequel vos collaborateurs se déplacent.

Avoir un fournisseur opérant là ou vos personnels se déplacent, c’est pouvoir centraliser l’ensemble de vos besoins de transport.

 

Puis faites un comparatif des offres

CalculUne fois que vous aurez trouvé une liste de prestataires susceptibles de répondre à votre besoin, vous pouvez vous lancer dans la comparaison des prix. Nous avons évoqué les raisons pour lesquelles la comparaison de prix de prestations de transport de taxi/VTC est un exercice difficile.

Voici une méthode que vous pouvez appliquer :

1 – prenez les 5 courses que vous effectuez le plus souvent et trouvez le prix de chacune de ces courses. Vous pouvez trouver le prix de ces courses directement en ligne sur le site du prestataire. Attention aux prix qui fluctuent, essayez de prendre des trajets représentatifs. Faites en la moyenne, vous obtenez alors un prix moyen de la course.

2 – Multipliez ce prix moyen par le nombre de courses que vous faites par an. Vous êtes une petite entreprise ? prévoyez 10 courses/mois soit 120 courses/an. Vous êtes une grande entreprise ? Vous avez probablement une meilleure estimation du nombre de courses réalisées.

3 – Ajoutez tous les frais « cachés » : abonnements, pourboires obligatoires, frais de facturation… Vous obtenez alors le budget de transport projeté.

Répétez cette opération pour tous les prestataires. Et puis comparez !

 

Et si vous avez mieux à faire…

Ok nous sommes là pour vous aider 🙂 Eurecab vous permet de comparer et de réserver la meilleure offre de véhicule avec chauffeur disponible.

Nous avons voulu créer une solution simple et transparente, parce que comparer les prix des prestations de transport c’est compliqué. Pas d’abonnement ni de frais cachés. Tous nos prix sont disponibles en ligne.

 

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Théodore

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